Opbouw inventaris.
De rubrieken van de inventaris zijn ingedeeld volgens de code VNG. Binnen de rubrieken zijn de omschrijvingen chronologisch gerangschikt.

De inhoudsopgave verwijst u naar rubrieken in de inventaris. Onder de rubrieken treft u in de middelste kolom omschrijvingen aan van een verzameling stukken betreffende één zaak (dossier inzake ...), danwel een verzameling stukken betreffende één onderwerp (stukken betreffende ...). Ook wordt een tijdsaanduiding gegeven. Een liggend streepje tussen twee tijdsaanduidingen (bijvoorbeeld: 1939 - juni 1940) betekent "..... tot en met ....". In de eerste kolom treft u een nummer aan dat correspondeert met de vindplaats in het archief. In de derde kolom staat vermeld welke uiterlijke vorm het betreffende archiefbescheid heeft. Sommige omschrijvingen hebben een Nota Bene (N.B.) en bevatten voor de gebruiker nadere informatie. Enkele omschrijvingen hebben een 'blanco nummer', aangeduid met -.- en verwijzen naar het desbetreffende inventarisnummer.

De archieven bevatten ook correspondentie buiten de periode 1939 - april 1941. Dit als voorbereiding op, of als uitvloeisel van besluiten die binnen de "harde" periode zijn genomen. De oudste correspondentie in het archief van Stad-Hardenberg dateert van 1933, de jongste van 1943. Voor het gemeentelijk electriciteitsbedrijf is dit respectievelijk 1938 en 1943. In de aanhef van de inventarissen is dat tussen haakjes aangegeven.

Series.
De vergaderstukken van het college van burgemeester en wethouders (inventarisnummers 3 en 4) en de gemeenteraad (inventarisnummer 1) maken deel uit van de serie notulen. De genoemde vergaderstukken zijn ook fysiek daar geplaatst.

De registers van geboorte, huwelijk en overlijden (respectievelijk inventarisnummers 66, 67 en 68) zijn fysiek geplaatst in het archief van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand.

De rekeningstukken (inventarisnummers 24, 25 en 26) zijn fysiek geplaatst in de serie rekeningen Stad-Hardenberg 1900-1941.

Openbaarheid.
Het college van burgemeester en wethouders heeft bij besluit van 14 september 1999 een verklaring van overbrenging vastgesteld. Per genoemde datum zijn de nu geïnventariseerde archieven officieel openbaar. Uitgezonderd van openbaarheid zijn vooralsnog de registers van geboorte en huwelijk (respectievelijk inventarisnummers 66 en 67).

Met dank aan: Mijn mentor J.O. van de Vegte, alsook aan de collega's van het gemeente-archief Hardenberg.

W. van Emmen, augustus 1999.